Pour garder un œil sur vos factures et suivre leur règlement, Topaze Air propose la fonctionnalité Impayées / Acquittées. Rendez-vous dans l’onglet Factures en haut à droite, puis Impayées/Acquittées.
Par défaut, toutes les factures impayées s’affichent sur l’écran d’accueil. Elles vous donnent plusieurs informations : la date de facturation, l’infirmier, le numéro de la facture, le nom du patient, la date des soins, le montant facturé, ce qui a déjà été encaissé et ce qui reste à encaisser, tant auprès du patient, que de la Sécu et de la mutuelle.
Lorsque la facture est transmise, un survol de l’icone « télétransmise » (à coté du numéro de facture) affiche des informations complémentaires (date de transmission, parts sécu et/ou mutuelle, rejet).
Au bas de la page, vous retrouvez le total de ce que vous les patients, la Sécu et les mutuelles vous doivent encore (Pour voir ce qui a déjà été encaissé, il faut changer le filtre sur « Payé« )
Vous pouvez affiner votre recherche grâce aux différents filtres comme par exemple un patient, l’infirmier concerné et les factures payées ou non payées.
- un patient en particulier
- un numéro de facture
- un organisme (sécu, mutuelle, etc.)
- tous les infirmiers ou un en particulier
- une période de facturation (entre 2 dates, à partir d’une date ou jusqu’à une date)
- une période de soins (entre 2 dates, à partir d’une date ou jusqu’à une date)
- tous les patients ou seulement les patients vus aujourd’hui
- les factures payées ou non payées
Pour enregistrer un encaissement ou une perte, cochez les factures et cliquez sur un des trois choix : Encaisser patient(s), Encaisser Sécu ou Encaisser mutuelle(s). Indiquez alors l’infirmier qui encaisse la facture, corrigez le montant encaissé si besoin et spécifiez le moyen de paiement.
Topaze Air vous permet aussi de consulter et modifier les factures individuellement. Cliquez sur le crayon bleu sur la facture. Tapez le montant encaissé sur la ligne correspondante, selon que le paiement vient du patient, de la caisse ou de la mutuelle. Sachez que Topaze Air gère automatiquement les encaissements des caisses ou des mutuelles via le retour NOEMIE.
Si l’encaissement a été réalisé en plusieurs fois (fractionné), appuyez sur le petit crayon à gauche et renseignez les différents champs pour chaque encaissement.
Le logo des petites ondes indique que la facture est déjà télétransmise. Topaze Air gère automatiquement les retours de télétransmission et comme tout autre paiement, ils sont indiqués sur les factures. Le mode de paiement renseigné sur l’encaissement dans ce cas-là est Retour NOEMIE (au lieu de chèque ou virement) et la ligne n’est pas modifiable.
A la fin de l’encaissement Topaze Air affiche si besoin la quittance à imprimer.