Guide de démarrage : Prendre en main votre logiciel avec brio !
Bienvenue à bord ! Pour débuter dans de bonnes conditions avec votre logiciel, ce petit guide est là pour vous aider à créer vos patients, saisir vos prescriptions, établir vos factures, et bien plus encore… le tout sans (trop) de stress !
Pour des infos sur certaines procédures, n’hésitez pas à cliquer sur les liens en bleu et gras (le fameux, oui). Et pour les abréviations de l’Assurance Maladie qui semblent sorties d’un code secret, rassurez-vous : un glossaire est là pour vous éclairer !
1. Création d’un patient
La création d’un patient se fait facilement de plusieurs façons :
- Via la carte vitale : Insérez et laissez la magie opérer.
- Avec l’ADRi (Acquisition des DRoits intégrée) : Un peu technique, mais rapide.
- Manuellement : Avec une attestation de droits si vous aimez les bonnes vieilles méthodes.
Solution Latitude : Si vous êtes du genre à tout faire sur le terrain, vous pouvez créer vos patients directement chez eux. Pratique, non ?
Si vous avez utilisé votre TLA (Terminal Lecteur Autonome) pour enregistrer la carte vitale, il suffit de le brancher à l’ordinateur pour décharger les données. Pour ceux avec Latitude, cette étape se fait en douceur, sans lever le petit doigt de manière automatique !
Ensuite, direction la fiche patient pour compléter les infos indispensables : adresse, numéro de téléphone, pathologie, mutuelle… Bref, tout ce qui fait que Topaze ne confondra pas Monsieur Dupont avec Madame Durand.
2. Saisie de la prescription
Patient créé ? Super ! Place à la prescription. Grâce à Harry, notre assistant vocal (oui, Harry, pas Potter, mais tout aussi utile), vous pouvez saisir la prescription directement au domicile du patient. Rapide, pratique, efficace !
Une fois les prescriptions enregistrées, Topaze Air génère automatiquement les rendez-vous dans l’agenda. Assurez-vous de bien gérer le planning : c’est grâce à lui que le logiciel saura quelle infirmière a fait quoi, et pourra donc facturer au bon nom.
Un rendez-vous manqué ? Pas de panique ! Vous pouvez déclarer, terminer, ou annuler une absence dans le logiciel. La période de soins s’allonge ? Vous pouvez facilement modifier ou dupliquer un rendez-vous. Prescription saisie, rendez-vous ajustés… c’est parti pour la facturation !
3. Facturation
Pour la facturation, deux options s’offrent à vous :
- Depuis le smartphone : directement chez le patient (chic et pratique).
- Depuis l’ordinateur : Un classique indémodable. Si vous optez pour cette option, n’oubliez pas de sécuriser vos factures via le smartphone une fois chez le patient.
Astuce : Pour facturer plusieurs patients d’un coup, utilisez la facturation en masse. Gain de temps garanti !
Les factures créées sur l’ordinateur se synchronisent automatiquement avec votre smartphone, sans aucune action de votre part. Et si vous n’avez plus accès à la carte vitale ? Facturez en dégradé. La facture sera prête à être télétransmise directement après.
4. Télétransmission
Avant de télétransmettre, jetez un œil au menu de contrôle des documents SCOR pour vérifier que rien ne manque. Si une FSNC est manquante (uniquement valable pour les factures dégradées), vous pouvez la générer après facturation.
Pour les ordonnances manquantes, numérisez-les depuis l’ordinateur ou avec l’application Topaze Air Mobile. Une fois tout en ordre, vous n’avez plus qu’à télétransmettre avec Topaze. Et voilà, vous êtes prêt !
Et c’est tout ! Vous voilà armé pour démarrer sur les chapeaux de roues. Besoin d’un coup de pouce supplémentaire ? Pensez à regarder nos vidéos ou à prendre rendez-vous avec l’un de nos experts. Bonne utilisation et bon courage !