Avant toute chose, sachez qu’il est obligatoire d’être conventionné auprès des mutuelles pour pouvoir saisir, facturer et télétransmettre auprès de ces organismes. Dans le cas contraire, un rejet de la facture sera émis par la mutuelle du patient concerné.
Lors de la facturation, pour pratiquer le tiers-payant sur la part complémentaire, vous devez saisir la mutuelle du patient.
Deux modes de gestion des mutuelles existent :
- La gestion unique
- La gestion séparée
Gestion unique :
Le logiciel constitue et télétransmet une FSE vers la caisse (AMO) qui transmet ensuite la part complémentaire à la mutuelle (AMC) selon les accords entre caisse et mutuelle. Quand les données mutuelle du patient proviennent de la carte vitale, le choix est fait par la vitale, c’est de la gestion unique.
Gestion séparée (la plus répandue) :
Le logiciel constitue et télétransmet simultanément une FSE vers le régime obligatoire (AMO) et une DRE (Demande de remboursement électronique) vers la mutuelle (AMC) selon des accords entre praticien et mutuelle (convention).
En cas de doute, contactez la mutuelle du patient.
La saisie d’une mutuelle devient plus simple avec Topaze Air. Pour enregistrer une nouvelle mutuelle, suivez simplement les étapes ci-dessous :
Prenez une photo depuis votre smartphone (recto/verso) ou de l’application Topaze Air Mobile de l’attestation mutuelle du patient.
Pour la saisie de la mutuelle il va falloir modifier la fiche patient afin de pouvoir renseigner les informations.
Pour cela :
Sélectionnez le patient concerné, puis cliquez sur « modifier ».
Puis descendre en bas de la fiche pour renseigner les informations relevées sur la carte mutuelle du patient.
- Le Type de support, permet de choisir dans le menu déroulant si c’est une mutuelle ou une C2S (anciennement CMU/ACS) ou une AME.
2. Par défaut le choix Attestation de mutuelle ou complémentaire et la Gestion séparée est sélectionné, ce qui est le cas de 99% des mutuelles.
3. Le numéro d’organisme est nécessaire afin de pratiquer le tiers-payant. Cherchez sur l’attestation un numéro de télétransmission, Siren, AMC, etc… Si vous avez tapé le bon numéro, le nom de la mutuelle doit apparaître. Si ce n’est pas le cas, vérifiez que vous avez tapé le bon numéro mais aussi que vous soyez bien conventionné auprès de la mutuelle.
Sachez que vous pouvez aussi taper le nom de la mutuelle et sélectionner le bon numéro par rapport à l’attestation du patient. IMPORTANT : Si vous avez plusieurs résultats, vérifiez alors sur l’attestation le type de convention (ou CONV) ainsi que le critère secondaire (ou CSR) qui correspondent. (Le 3 sur l’image de l’exemple de la carte mutuelle plus haut).
4. Indiquez la période d’ouverture de droits qui figure sur la carte.
5. La formule de calcul AMC est ce qui permet de calculer le pourcentage de prise en charge du Ticket Modérateur (TM°). Par défaut, c’est la formule 052 qui correspond à la plupart des mutuelles. Si vous devez sélectionner une autre formule (indiquée sur l’attestation du patient), vous pouvez alors la modifier.
Un appel vers l’annuaire AMC vous est proposé. Sachez que le lecteur contenant la CPS doit être branché au moment de l’appel à l’annuaire.
L’annuaire AMC vous propose alors les différentes conventions possibles correspondant au numéro AMC que vous avez renseigné précédemment. Dans le cas où plusieurs conventions vous sont proposés, vérifiez que les infos de la colonne Critère correspondent au type de convention et au critère secondaire de la mutuelle du patient (informations se trouvant sur l’attestation AMC). Si vous avez besoin d’informations supplémentaire sur l’Annuaire AMC , cliquez sur le lien.
Il ne vous reste plus qu’à sélectionner la formule de calcul. Nous vous conseillons de choisir la formule 052.
Si vous ne souhaitez pas faire appel à l’annuaire AMC (déconseillé), plusieurs solutions pour saisir la mutuelle vous sont proposées
Etablir une demande de remboursement papier pour la part AMC en tiers-payant, vous permet de facturer en prenant en compte la mutuelle du patient mais sans télétransmission cette même part (papier).
Appeler l’annuaire AMC, vous permet de lancer un appel à l’annuaire AMC.
Sélectionner une convention AMC, vous permet de sélectionner une convention importée manuellement (ancienne méthode).
Si vous souhaitez supprimer la mutuelle du patient, cliquez tout simplement sur le bouton Enlever depuis la fiche du patient.
La mutuelle apparait désormais dans la partie Informations de votre patient. En passant le curseur de la souris sur la pastille à droite de la mutuelle, les informations de la mutuelle s’affichent.
