Rendez-vous dans le menu Patients vous pouvez saisir une prescription soit en cliquant sur le bouton de saisie de prescription dans la colonne Raccourci ou en cliquant sur la fiche patient et en vous rendant sur le menu Actions au bas de la fiche puis Nouvelle prescription.

La saisie de la prescription est divisée en plusieurs onglets, que vous voyez en haut de la fenêtre : Prescription, Prise en charge/Règlement, Traitements, Accord préalable.

Prescription

Dans l’onglet Prescription, il faut indiquer de gauche à droite :

Dans la fenêtre Prescription, il faut indiquer :

• Le type de prescription : Standard (par défaut), Télémédecine, HAD/SSIAD, hors nomenclature (la case Facture papier sera automatiquement cochée pour ces deux derniers cas)

• La date de prescription

• Le nom du prescripteur (en cliquant sur Rechercher vous accéderez à la liste des prescripteurs saisis et possibilité d’en rajouter un nouveau si besoin. Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez consulter la procédure de Saisir un prescripteur )

• Si vous souhaitez numériser tout de suite l’ordonnance (ou ORDN). Pour plus de détails sur la numérisation, vous pouvez consulter notre procédure de Numériser les documents SCOR.

• Les options supplémentaires permettant de forcer la facturation papier ou d’autoriser le cumul entre prescription standard et HAD/SSIAD

• Si vous souhaitez indiquer des informations sur la pathologie liée à la prescription (optionnel), cliquez sur Informations sur la pathologie (Stats) au bas de la page.

Cliquez ensuite sur Suivant.

Prise en charge / Règlement

• La partie Sécurité Sociale indique dans l’encadré, la possibilité de choisir entre les droits provenant de la carte Vitale/de l’attestation papier de la sécurité sociale ou les données provenant du service ADRi.
  De plus, vous verrez dans l’encadré les exonérations et prise en charge particulière du patient de chaque solution. Vous pouvez alors sélectionner facilement ce qui convient le mieux pour la prise en charge du patient.

Dans de très rares cas vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier ou ajouter des informations qui ne proviennent pas de la carte vitale ni de l’ADRi. Pour cela, cliquez sur le crayon à droite de l’encadré. vous tomberez alors sur la fenêtre des Cas particuliers

• La partie Mutuelle, permet d’indiquer au logiciel si vous prenez en compte la complémentaire du patient. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

Pour plus de détails concernant les saisies de mutuelles, vous pouvez consulter la procédure : Saisir une mutuelle

• La partie Prise en charge permet d’indiquer la nature de prise en charge de votre(vos) facture(s) dans la liste affichée. Par défaut, la prise en charge Maladie est sélectionnée car c’est une prise en charge courante qui vous permet de gagner du temps dans votre saisie. Dans le cadre d’une prise en charge de type « maladie », vous pouvez préciser, si besoin, une prise en charge particulière

Important : les prises en charge à 100% peuvent être de différentes sortes, mais doivent être correctement saisies pour obtenir un paiement de la part des caisses.

• Pour une prise en charge dans le cadre de l’ALD, cochez la case ALD
• Pour une prise en charge dans le cadre des Exo5, cochez « aucune » (et surtout pas la case ALD)
• Pour une prise en charge dans le cadre des Exo3, cochez « soins particuliers exonérés (FIV…) »

Si vous avez indiqué « Accident du travail » Le logiciel vous posera des questions qui permettront de remplir les informations liées à l’accident. Pensez donc à récupérer le feuillet d’AT ou à le prendre en photo pour remplir les champs obligatoires.

• La partie Mode de règlement, permet d’indiquer qui va vous régler les soins.

• Si le patient vous paie l’intégralité des soins, charge à lui de se retourner ensuite vers sa caisse et sa mutuelle, choisissez « pas de tiers payant« .

• Si le patient ne vous avance que la part complémentaire, et que vous souhaitez être payée directement par la caisse de la part obligatoire, choisissez « tiers payant AMO« 

• Si le patient ne vous avance rien, et que vous souhaitez être payée directement par la caisse de la part obligatoire et directement par la mutuelle de la part complémentaire, choisissez « tiers payant AMO et AMC« .

• Si le patient vous avance la part obligatoire, et que vous souhaitez être payée directement par la mutuelle de la part complémentaire, choisissez « tiers payant AMC » (cette option est extrêmement peu utilisée).

Traitements

Il faut ici remplir les différents champs :

• « Par » : indiquez ici le professionnel de santé qui va exécuter les soins.
• « Lieu prescrit » : mentionnez ici si les soins auront lieu au domicile du patient, au cabinet, ou au domicile mais sans facturation du déplacement (si par exemple vous soignez 2 patients à la même adresse, il ne faut compter le déplacement que pour l’un des deux)
• « Séances » : précisez ici le nombre de séances indiqué sur la prescription médicale du médecin et s’il n’y en a pas, soit vous en estimez un certain nombre ou vous pouvez cocher la case « Nombre illimité »
• « Information traitement » : mentionnez ici toutes les informations que vous jugerez utiles ou nécessaires

Dans l’encadré « Bilan Diagnostic Kinésithérapique » vous pouvez placer l’acte de bilan initial, intermédiaire et final et même saisir la fiche synthèse du bilan.

Dans l’encadré Actes à exécuter, vous pouvez renseigner les soins que vous allez faire à votre patient.

Pour compléter le tableau vous pouvez cliquer sur

Le premier bouton permet d’ouvrir une ligne dans le tableau, charge à vous de remplir les différentes colonnes. Cette saisie est pratique quand vous avez une certaine habitude du logiciel et de la saisie d’ordonnance car elle est plus rapide.

Dans les premiers temps si vous n’êtes pas à l’aise avec la saisie rapide choisissez plutôt le 2éme bouton .

Une fenêtre vous demande d’indiquer :

• quel est l’acte effectué (vous pouvez si besoin cliquer sur le bouton « Rechercher » pour accéder à la nomenclature avec les filtres des chapitres de la NGAP)
• si l’acte nécessite un Accord Préalable (automatique)
• si un passage de nuit a été prescrit, donnant lieu à une majoration
• quelle est la règle de facturation (automatique signifie que Le logiciel recalculera tout seul les soins entiers, demis et les gratuits en fonction de soins que vous aurez saisis et de leur horaire de passage, mais vous pouvez également forcer des soins en demi ou en gratuit si besoin)
• le qualificatif de la dépense (qui permet par exemple de facturer au patient des déplacements à domicile non prescrits sur l’ordonnance et donc pris en charge par l’AMO ou bien des soins non remboursables, etc.
• le montant du dépassement, c’est à dire la somme qui sera facturée non pas à l’AMO mais au patient (déplacement ou soin pour reprendre les exemples cités ci-dessus)
• Acte en rapport avec l’ALD, permet de cochez l’ALD sur les soins nécessitant cette prise en charge (automatique si vous avez indiqué dans le menu Prise en charge l’ALD sur tous les actes)

Vous pouvez bien entendu cliquer plusieurs fois sur si vous avez plusieurs soins à mentionner qui ont lieu sur le même rythme de passage. Pensez bien à mettre le même horaire si les soins sont faits au cours de la même séance afin que le calcule des cotations se fasse correctement. Une fois que c’est fait, il n’y a plus qu’à valider.

La partie Séances permet de planifier depuis la saisie du traitement les séances à facturer. Cette planification n’est utile que si vous utilisez le menu Agenda. Dans le cas contraire nous vous conseillons de vous servir du menu Pointage.

Dans la partie majorations vous pouvez indiquer :

• si la prescription précise un passage les dimanches et jours fériés cochez cette case. La case Sans appliquer de majoration permet de planifier des rdv les dimanches et jours fériés sans facturer la majoration.

Dans l’encadré « SMS » vous pouvez demander au logiciel d’envoyer à votre patient un rappel de son rdv par sms :

Après avoir validé, une fenêtre s’affiche avec le récapitulatif du traitement. Si vous voulez le modifier, vous pouvez le faire avec le bouton correspondant.

NB : Si la prescription que vous saisissez contient des soins avec des rythmes ou un nombre de séances différents, cliquez sur le bouton Ajouter un traitement avec un rythme différent pour saisir les autres soins.

Important : n’utilisez cette option que si vos actes sont sur la même ordonnance. Si le médecin a donné 2 ordonnances, il faut saisir 2 prescriptions.

Accord préalable

Si un au moins des soins saisis nécessite un accord préalable, le menu « Accord préalable » devient actif.

Le logiciel vous demande si la demande d’accord a déjà été envoyée.

• Si oui, il vous demande à quelle date et quelle a été la réponse de la caisse primaire.
• Si non, il vous propose d’établir la demande d’accord préalable. Il faut indiquer qui établi cette demande, à quelle date et quels sont les éléments médicaux justifiant les actes. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton imprimer, et d’envoyer le document à la caisse par voie postale.

Votre saisie d’une prescription est maintenant terminée ! 🙂