Saisir une prescription

  Clients, Topaze Air

Rendez-vous dans le menu « patients » de Topaze Air et sélectionnez celui dont vous souhaitez saisir la prescription. Passez ensuite votre souris sur le menu Actions puis cliquez sur Nouvelle prescription. Nous rappelons que vous pouvez avant de créer une nouvelle prescription, consulter les prescriptions du patient afin de s’assurer de ne pas créer un doublon.

A tout moment pendant la saisie vous pouvez consulter les informations du patient en cliquant suren haut à droite de la fenêtre.


La saisie de la prescription est divisée en plusieurs onglets, que vous voyez en haut de la fenêtre : Prescription, Sécu, Mutuelle, Prise en charge, AT/SMG, Tiers Payant, Traitements, Accord préalable.

Prescription

Dans l’onglet Prescription, il faut indiquer :

  • Si la prescription doit être facturée au format papier, cocher la case « Facture papier »
  • Le type de prescription, Standard (par défaut), Téléconsultation, Infirmier en pratique avancée, HAD/SSIAD
  • la date de prescription
  • Si vous souhaitez faire ici un appel à l’ADR, c’est à dire demander à Topaze Air d’aller vérifier les droits AMO de votre patient directement sur les serveurs des caisses
  • Le nom du prescripteur (en cliquant sur Rechercher vous accéderez à la liste des prescripteurs saisis et la possibilité d’en rajouter un nouveau si besoin. Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez consulter la procédure de Saisir un prescripteur ),
  • Si la prescription sera à renouveler ou non,
  • Si il convient d’autoriser le cumul entre prescription « classique » avec des prescriptions HAD/SSIAD,
  • Si vous souhaitez numériser tout de suite l’ordonnance ou la prescription de DSI (Pour les prises en charge datant d’avant le 01/01/2022). Pour plus de détails sur la numérisation, vous pouvez consulter notre procédure de Numériser les documents SCOR .
  • Si votre prescription est en acte isolé (une seule date) ou si ce sont des actes en série (soins à effectuer sur une période).
  • La pathologie du patient (optionnel),
  • Si les actes sont liés à la prévention commune AMO/AMC (Contrat AMC Responsable) (optionnel également).

Cliquez ensuite sur « Suivant ».

Sécu.

Topaze Air indique dans le cadre Informations les données AMO récupérées en carte vitale ou les données provenant du service ADR :
Si ces données sont bien celles que vous souhaitez utiliser, cliquez simplement sur Suivant. Vous pouvez, si vous le souhaitez, ignorer systématiquement les droits provenant du service ADR ou de la carte vitale en cas de besoin. Si vous avez d’autres informations que vous souhaitez utiliser pour la facturation, cochez la case adéquate pour renseigner une exonération du TM, un code de service AMO ou une date réelle d’accouchement.

Dans le cadre d’un mode de sécurisation HAD/SSIAD, les données AMO ne sont pas nécessaires puisque les soins ne seront pas réglés par une caisse mais directement par l’organisme HAD ou SSIAD. Le menu Sécu apparaîtra donc grisé (non accessible).

Cliquez ensuite sur Suivant.

Mutuelle

Nous sommes arrivés à l’étape concernant la Complémentaire. Ici, il faudra indiquer au logiciel si le patient possède ou non une Mutuelle. Comme sur l’écran précédent, Topaze Air affiche dans le cadre « Informations » les données dont il dispose déjà. En fonction de cela, plusieurs cas de figure peuvent se présenter :


a. Le patient possède une mutuelle, qui est enregistrée sur sa carte vitale. Les informations mutuelle mentionnées sont les bonnes, vous pouvez cocher la 1ère option : « sélectionner la complémentaire présente en carte Vitale« .

b. Le patient possède une mutuelle, qui est enregistrée sur sa carte Vitale mais les informations mentionnées ne sont pas les bonnes (par exemple, une date de fin de droits dépassée alors que la mutuelle est toujours d’actualité). Vous pouvez cliquer sur « afficher / compléter » au niveau de la 1ere ligne pour corriger les informations.

c. Le patient possède une mutuelle (attestation papier), et elle a bien été saisie dans la fiche du patient. Les informations mutuelle mentionnées sont bonnes, vous pouvez cocher la 2ème option : « sélectionner la complémentaire présente en fiche patient« .

d. Le patient possède une mutuelle (attestation papier) mais les informations mentionnées sont erronées. Vous pouvez cliquer sur « afficher / compléter » au niveau de la 2eme ligne pour corriger la saisie au niveau de la fiche du patient.

e. Le patient possède une mutuelle mais qui est uniquement valable pour cette prescription. Vous pouvez cocher la 3ème option et compléter le formulaire que Topaze Air va vous présenter avec les informations mutuelle. Attention, les données saisies ici ne seront utilisables QUE pour cette ordonnance et pour aucune autre.

d. Le patient ne possède pas de mutuelle, vous pouvez cocher la 4ème option.

Pour plus de détails concernant les saisies de mutuelles, vous pouvez consulter la procédure : Saisir une mutuelle.

Cliquez ensuite sur Suivant.

Prise en charge

Indiquez maintenant la nature de prise en charge de votre(vos) facture(s) dans la liste affichée.
Dans le cadre d’une prise en charge de type « maladie », vous pourrez préciser si besoin une prise en charge particulière :

Attention : les prises en charge à 100% peuvent être de différentes sortes, mais doivent être correctement saisies pour obtenir un paiement de la part des caisses.

  • Pour une prise en charge dans le cadre de l’ALD, cochez la case ALD
  • Pour une prise en charge dans le cadre des Exo5, cochez « aucune » (et surtout pas la case ALD)
  • Pour une prise en charge dans le cadre des Exo3, cochez « soins particuliers exonérés (FIV…) »

Si vous avez indiqué « Accident du travail » ou « Soins Médicaux Gratuits« , Topaze Air rendra disponible le menu AT/SMG.

AT/SMG

Il faudra ici compléter les différentes informations dont vous disposez, que ce soit dans le cadre d’un accident de travail :

Ou de soins médicaux gratuits :

Tiers Payant

C’est ici que vous allez indiquer à Topaze Air qui va vous régler les soins.

Si le patient vous paie l’intégralité des soins, charge à lui de se retourner ensuite vers sa caisse et sa mutuelle, choisissez « pas de tiers payant« .

Si le patient ne vous avance que la part complémentaire, et que vous souhaitez être payé directement par la caisse de la part obligatoire, choisissez « tiers payant AMO« 

Si le patient ne vous avance rien, et que vous souhaitez être payé directement par la caisse de la part obligatoire et directement par la mutuelle de la part complémentaire, choisissez « tiers payant AMO et AMC« .

Si le patient vous avance la part obligatoire, et que vous souhaitez être payé directement par la mutuelle de la part complémentaire, choisissez « tiers payant AMC » (cette option est extrêmement peu utilisée).

Traitements

Il faut ici remplir les différents champs :

  • « par » : indiquez ici le professionnel de santé qui va exécuter les soins. Si vous utilisez le planning, ce que nous vous conseillons fortement, laissez « affecté à partir du planning ».
  • « dans la tournée » : indiquez ici sur quelle tournée vous placez les soins. Si vous n’utilisez pas de système de tournées, laissez ce champs vide.
  • « lieu prescrit » : mentionnez ici si les soins auront lieu au domicile du patient, au cabinet, ou au domicile mais sans facturation du déplacement (si par exemple vous soignez 2 patients à la même adresse, il ne faut compter le déplacement que pour l’un des deux)
  • « durant » et « période » : précisez ici la date de début des soins ainsi que la durée des soins, en nombre de jours, de semaines, de mois ou de séances OU BIEN la date de début et de fin des soins
  • « Information traitement » : mentionnez ici toutes les informations que vous jugerez utiles ou nécessaires

Dans l’encadré Actes à exécuter, vous allez pouvoir renseigner les soins que vous allez faire à votre patient.

Pour compléter le tableau vous pouvez cliquer sur

Le premier bouton permet d’ouvrir une ligne dans le tableau, charge à vous de remplir les différentes colonnes. Cette saisie est pratique quand vous avez une certaine habitude du logiciel et de la saisie des actes car elle est plus rapide.

Dans les premiers temps si vous n’êtes pas à l’aise avec la saisie rapide choisissez plutôt le 2éme bouton.

Topaze Air vous demande ici d’indiquer :

  • l’heure à laquelle vous allez effectuer le soin,
  • quel est l’acte effectué (vous pouvez si besoin cliquer sur le bouton « Rechercher » pour accéder à la nomenclature)
  • si l’acte nécessite un Accord Préalable (automatique)
  • si un passage de nuit a été prescrit, donnant lieu à une majoration
  • quelle est la règle de facturation (automatique signifie que Topaze Air recalculera tout seul les soins entiers, demis et les gratuits en fonction de soins que vous aurez saisis et de leur horaire de passage, mais vous pouvez également forcer des soins en demi ou en gratuit si besoin)
  • le qualificatif de la dépense (qui permet par exemple de facturer au patient des déplacements à domicile non prescrits sur l’ordonnance et donc pris en charge par l’AMO ou bien des soins non remboursables, etc.
  • le montant du dépassement, c’est à dire la somme qui sera facturée non pas à l’AMO mais au patient (déplacement ou soin pour reprendre les exemples cités ci-dessus)
  • Acte en rapport avec l’ALD, permet de cochez l’ALD sur les soins nécessitant cette prise en charge (automatique si vous avez indiqué dans le menu Prise en charge l’ALD sur tous les actes)

Vous pouvez bien entendu cliquer plusieurs fois sur : si vous avez plusieurs soins à mentionner qui ont lieu sur le même rythme de passage. Pensez bien à mettre le même horaire si les soins sont faits au cours de la même séance afin que Topaze Air calcule correctement les cotations. Une fois que c’est fait, il n’y a plus qu’à valider.

Dans la partie majorations vous pouvez indiquer :

  • si la prescription précise un passage les dimanches et jours fériés. Si vous ne cochez pas cette option, aucun soin ne sera facturé pour les dimanches et les jours fériés. Si vous cochez cette option, Topaze Air vous propose de ne pas appliquer de majoration. Cochez la case de gauche et pas celle de droite si vous souhaitez facturer les soins et les majorations pour les dimanches et fériés. Cochez la case de gauche et la case de droite si vous souhaitez facturer les soins des dimanches et fériés mais pas les majorations (par exemple si passer le dimanche est un choix de votre part, mais non mentionné sur l’ordonnance).
  • Si votre soin démarre un samedi après un appel nécessitant une prise en charge immédiate, vous pouvez cocher la case de majoration d’urgence de samedi.
  • si le patient entre dans le cadre de soins palliatifs. Si vous cochez cette case une MCI sera ajoutée à la facturation pour chaque passage à domicile.
  • si vous autorisez Topaze Air à rajouter automatiquement les MAU si vous y avez droit en fonction des soins que vous aurez saisis (cette option est cochée par défaut)
  • si vous autorisez Topaze Air à rajouter automatiquement les MCI si vous y avez droit en fonction des soins que vous aurez saisis (cette option est cochée par défaut)

Si vous avez choisi une période de soins en jours, semaines ou mois, vous pouvez ensuite préciser la répétition des actes à effectuer, c’est à dire le rythme des soins.

La catégorie « aux dates suivantes » vous permettra de cocher des dates dans un calendrier, si il n’y a pas de rythme de soins à proprement parler.

Si vous avez choisi une période de soins en séances, vous pourrez alors préciser la planification des soins.

En cliquant sur « planifier les séances », vous accéderez à un calendrier :

Double-cliquez sur la case horaire du ou des jours qui vous intéresse(nt) puis cliquez sur valider. Vous pouvez enregistrer l’ordonnance même si vous ne planifiez pour le moment aucune séance. Vous pourrez le faire dans le futur, en revenant sur l’ordonnance ou en passant directement par l’agenda (voir la procédure de création d’un rdv patient depuis l’agenda).

Dans l’encadré « SMS » vous pouvez demander à Topaze Air d’envoyer à votre patient un rappel de son rdv par sms :

Après avoir validé, Topaze Air vous affiche une dernière fois le détail de votre traitement. Si vous voulez le modifier, vous pouvez le faire avec le bouton correspondant.

Si la prescription que vous saisissez contient des soins avec des rythmes différents (par exemple une piqûre tous les jours, un pansement tous les deux jours et une prise de sang par semaine), cliquez autant de fois que nécessaire sur le bouton Ajouter un traitement avec un rythme différent pour saisir tous vos soins.
Attention : n’utilisez cette option que si vos actes sont sur la même ordonnance. Si le médecin vous a donné 2 ordonnances, il faut saisir 2 prescriptions.

Accord préalable

Si un au moins des soins saisis nécessite un accord préalable, le menu « Accord préalable » devient actif.
Topaze Air vous demande si la demande d’accord a déjà été envoyée.
  • Si oui, il vous demandera à quelle date et quelle a été la réponse de la caisse.
  • Si non, il vous proposera d’établir la demande d’accord préalable. Il faudra lui indiquer qui établi cette demande, à quelle date et quels sont les éléments médicaux justifiant les actes. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton imprimer, et d’envoyer le document à la caisse par voie postale.
Votre saisie d’ordonnance est maintenant terminée ! 🙂