Saisir une mutuelle (v1.09)

  Clients, Topaze Air

Avant toute chose, sachez qu’il est obligatoire d’être conventionné auprès des mutuelles pour pouvoir saisir, facturer et télétransmettre auprès de ces organismes. Dans le cas contraire, un rejet de la facture sera émis par la mutuelle du patient concerné.

Lors de la facturation, pour pratiquer le tiers-payant sur la part complémentaire, vous devez saisir la mutuelle du patient.

Deux modes de gestion des mutuelles existent :

  • La gestion unique
  • La gestion séparée

Gestion unique :

Le logiciel constitue et télétransmet une FSE vers le régime obligatoire (AMO) qui transmet ensuite la part complémentaire (AMC) à la mutuelle selon les accords entre caisse et mutuelle.

Gestion séparée :

Le logiciel constitue et télétransmet simultanément une FSE vers le régime obligatoire (AMO) et une DRE (Demande de remboursement électronique) vers le régime complémentaire (AMC) selon des accords entre praticien et mutuelle (convention).

Quand les données mutuelle du patient proviennent de la carte Vitale, le choix est fait par la Vitale.
Si l’indication RO ou Gestion Unique est mentionnée sur l’attestation mutuelle, il s’agit de gestion unique.
En cas de doute, contactez la mutuelle du patient.

La saisie d’une mutuelle devient plus simple avec Topaze Air. Pour enregistrer une nouvelle mutuelle, suivez simplement les étapes ci-dessous :

Faites une photocopie ou prenez une photo depuis votre smartphone (recto/verso) de l’attestation mutuelle du patient.


Pour la saisie de la mutuelle il va falloir modifier la fiche patient afin de pouvoir renseigner les informations.

Pour cela :

Sélectionnez le patient concerné, puis cliquez sur « modifier ».

Puis descendre en bas de la fiche pour renseigner les informations relevées sur la carte mutuelle du patient à l’aide du bouton MODIFIER.

 

1. Si vous êtes en présence de la mention RO+RC ou DRE sur l’attestation du patient, choisissez la valeur Gestion Séparée. Sinon, c’est Gestion Unique.

2. Le numéro d’organisme est nécessaire afin de pratiquer le tiers-payant. Cherchez sur l’attestation un numéro de télétransmission, Siren, AMC, etc… Si vous avez tapé le bon numéro, le nom de la mutuelle doit apparaître. Si ce n’est pas le cas, vérifiez que vous avez tapé le bon numéro mais aussi que vous soyez bien conventionné auprès de la mutuelle.

3. Indiquez la période d’ouverture de droits qui figure sur la carte.

4. Recherchez alors la formule de calcul pour la part complémentaire. Un appel vers l’annuaire AMC vous est proposé. Sachez que le lecteur contenant la CPS doit être branché au moment de l’appel à l’annuaire.

L’annuaire AMC vous propose alors les différentes conventions possibles correspondant au numéro AMC que vous avez renseigné précédemment. Dans le cas où plusieurs conventions vous sont proposés, vérifiez que les infos de la colonne Critères correspondent au type de convention et au critère secondaire de la mutuelle du patient (informations se trouvant sur l’attestation AMC).

Si l’annuaire AMC ne retourne aucune information ou s’il ne peut pas être interrogé alors le bon vieux référentiel de convention est appelé pour prendre le relai. Pour rappel ce référentiel de convention est mis en place lors de votre première installation !

Il ne vous reste plus qu’à sélectionner la formule de calcul.

Si vous ne souhaitez pas faire appel à l’annuaire AMC (déconseillé), plusieurs options pour saisir la mutuelle vous sont proposées.

Etablir une demande de remboursement papier pour la part AMC en tiers-payant, vous permet de facturer en prenant en compte la mutuelle du patient mais sans télétransmission cette même part (papier).

Appeler l’annuaire AMC, vous permet de lancer un appel à l’annuaire AMC.

Sélectionner une convention AMC, vous permet de sélectionner une convention importée manuellement (ancienne méthode). Ce référentiel de convention est chargé lors de votre installation par le technicien de Topaze Air !

Sachez que si les fichiers de conventions et de regroupements n’ont pas encore été importés dans votre Topaze ou ne sont pas à jour, une fenêtre s’ouvre vous invitant à les importer. Suivez notre procédure sur Importer les fichiers normés (table des conventions)  pour vous aider à tout mettre à jour.

Une fois les conventions et les regroupements importés (ainsi que les correspondances en cas de Gestion Unique), Topaze Air reconnaît la caisse complémentaire en fonction du numéro de l’organisme.

Si vous souhaitez supprimer la mutuelle du patient, cliquez tout simplement sur le bouton Enlever depuis la fiche du patient.